La trazabilidad en el mundo de los documentos digitales consiste en conocer rápidamente la localización de un documento, identificar a los usuarios que participaron en su elaboración, como por ejemplo, quién lo creó, revisó o firmó, entre otras cosas.
Una buena organización de los documentos es un punto fundamental para garantizar un rápido acceso cuando se necesita. Además LumbreDocs cuenta con herramientas para potenciar las búsquedas, como búsquedas avanzadas, búsquedas en el contenido del documento y filtros.
Volviendo a la trazabilidad, podemos decir que además de encontrar rápidamente el documento buscado, se refiere a la capacidad de monitorear todos los procesos que involucran algún tipo de acción sobre ese documento. Y dejar registro de esas acciones durante todo su ciclo de vida.
Este registro se conoce como el Historial de movimientos de un documento y está disponible para ser consultado en cualquier momento de la generación de un documento. Si accedemos, vamos a poder ver en orden cronológico, las acciones que se realizaron, y quienes fueron los usuarios responsables de cada una.
Sin embargo, no sólo tiene como único beneficio la trazabilidad el hecho de encontrar rápidamente los documentos, sino también permite:
✅ Automatización en el control de la información en las empresas.
✅ Beneficia a la seguridad y transparencia de los documentos.
✅ Previene fraudes.
✅ Mayor control en realización de tareas: Identifica tareas pendientes y finalizadas, haciendo notar demoras y sus responsables.
✅ Reduce costos en las tareas repetitivas, impresiones y traslados.
✅ Beneficia al Medio Ambiente al eliminar el uso de papel.
Por lo tanto, la trazabilidad no sólo garantiza el rápido acceso a la información, sino que permite controlar de manera eficiente las tareas dentro de la empresa, mejorando los resultados alcanzados.
¿Vos todavía no sabes dónde están los documentos de tu empresa o quién está demorando la finalización de algún documento?
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